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O inventário de estoque é essencial para que haja eficiência e organização em qualquer gestão de negócio— principalmente de distribuidoras, em que o fluxo de entrada e saída de produtos é constante —, além de possibilitar a mensuração de parte do patrimônio da empresa.
Esse sistema é utilizado para identificar e contabilizar a quantidade de itens que estão acomodados em estoque. O objetivo é ter informações precisas sobre o que se encontra armazenado, e, em caso de falta, trabalhar para a reposição. Dessa forma, sua ausência pode acarretar em prejuízos para o empreendimento.
Quer saber como fazer um bom inventário em sua distribuidora? Acompanhe as dicas a seguir!
Classifique os produtos
De início, é importante classificar todos os produtos que se encontram em estoque — preferencialmente, organizando-os em grupos para otimizar o processo.
Nessa etapa, é necessário que a distribuidora conte com um esquema de averiguação com códigos de barras, o que facilita a criação de uma lista com os itens que estão presentes ou não no estoque.
Defina em que período será realizado o inventário
Existem dois tipos de inventário de estoque: o rotativo e o periódico. O primeiro trabalha com uma contagem realizada diariamente, semanalmente ou mensalmente, por exemplo. Seu propósito é ter precisão nos dados.
Já o inventário de estoque periódico é elaborado no final de um determinado período, visando resolver possíveis problemas e efetuar demonstrativos financeiros.
É necessário determinar de quanto em quanto tempo sua distribuidora fará a contagem dos produtos em estoque. Dessa forma, garante-se a precisão e segurança das informações, uma vez que, com um inventário sempre atualizado, diminui-se a possibilidade de erros e facilita-se a reposição de itens faltantes.
Manter um inventário de estoque atualizado também é útil no momento de enviar informações para o governo.
Escolha os dias para a realização do inventário de estoque
Após a definição do ciclo, é preciso determinar em quais dias e horários o estoque será inventariado. Dessa forma, evita-se que o procedimento não ocorra por conta de feriados ou qualquer outro empecilho.
Uma dica é optar por datas de pouca movimentação na distribuidora.
Faça a checagem com confirmação
O ideal é que a contagem seja realizada com, pelo menos, dois funcionários. Assim, diminuem-se as chances de erro humano no procedimento.
Verifique os dados em algum sistema para controle
Após a conclusão do inventário, verifique os dados relacionados aos produtos encontrados no estoque com o sistema de controle. Além disso, veja se houve falhas no procedimento e mantenha as informações coletadas atualizadas. Aproveite a oportunidade para realizar um planejamento com segurança.
Como vimos, a realização do inventário de estoque é de extrema importância para a distribuidora, uma vez que sua ausência pode gerar grandes prejuízos — como perda de itens, precarização do atendimento ao cliente e da prestação de serviço, desorganização do ambiente de trabalho e aumento dos custos de operação.
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Fabrício da Silva
CEO | Comercial
FDS Economia Tributária & Blindagem Patrimonial
fabricio@fdstributario.com.br
