Reconciliações fiscais mensais: eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb (guia prático)

Reconciliações fiscais mensais entre eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb são essenciais para evitar intimações e garantir conformidade. Este guia prático apresenta o fluxo recomendado, checklist mensal e casos reais de divergências.

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Por que reconciliar mensalmente

A Receita Federal cruza automaticamente os eventos do eSocial (folha de pagamento) com os da EFD-Reinf (serviços e retenções) e consolida tudo na DCTFWeb. Divergências entre essas bases geram intimações com prazos curtos de resposta e exigem documentação completa.

Empresas que implementam reconciliações mensais reduzem em até 80% o risco de intimações por inconsistências, segundo dados do Relatório Anual de Fiscalização 2024-2025 da RFB.

Fluxo recomendado (5 etapas)

Etapa 1: Conferir eventos de folha no eSocial

Antes do fechamento da competência, valide:

• Eventos S-1200 (remuneração de trabalhadores), S-1210 (pagamentos diversos) e S-1280 (informações complementares)
• Totalizadores S-5001 (contribuições sociais) e S-5011 (FGTS)
• Eventos rejeitados ou pendentes de correção
• Rubricas parametrizadas corretamente (incidência de INSS, FGTS, IR)

Ferramenta: Use o portal eSocial > Consultas > Totalizadores para extrair relatórios por competência.

Etapa 2: Conferir serviços e retenções na EFD-Reinf

Valide os eventos periódicos:

• R-2010 (serviços tomados com retenção de contribuição previdenciária)
• R-2020 (serviços prestados com retenção)
• R-2099 (fechamento dos eventos periódicos e totalizadores)
• Conferir se todas as notas fiscais de serviços estão escrituradas
• Validar naturezas de rendimento e códigos de retenção

Fonte oficial: Manual da EFD-Reinf versão 2.1.2.1 (SPED)

Etapa 3: Validar consolidação na DCTFWeb

A DCTFWeb não calcula tributos; apenas consolida os valores dos totalizadores do eSocial e da EFD-Reinf. Confira:

• Débitos por competência (INSS patronal, INSS retido, contribuições de terceiros)
• Suspensões e compensações informadas corretamente
• Vinculação automática de DARFs pagos
• Divergências entre totalizadores e valores consolidados

Atenção: A DCTFWeb é gerada automaticamente após o fechamento do eSocial e da Reinf. Se houver retificação posterior, a DCTFWeb deve ser retificada manualmente.

Fonte oficial: Perguntas e Respostas DCTFWeb (setembro/2025) (RFB)

Etapa 4: Emitir relatório de diferenças

Crie um relatório mensal que compare:

• Totalizador S-5001 (eSocial) vs. débito consolidado na DCTFWeb
• Retenções informadas na Reinf vs. valores na DCTFWeb
• DARFs pagos vs. vinculações automáticas

Documente as diferenças encontradas e as correções aplicadas. Mantenha esse relatório assinado por responsável técnico e arquivado por 5 anos.

Etapa 5: Ajustar parametrizações e arquivar evidências

Após identificar divergências:

• Retifique eventos rejeitados ou incorretos
• Ajuste rubricas, CST/CFOP e naturezas de rendimento
• Reprocesse totalizadores antes de transmitir DCTFWeb
• Arquive XMLs de eventos, guias (DARFs) e relatórios de conciliação
• Implemente logs de alterações em parametrizações

Checklist mensal de conformidade

• ☑ Eventos rejeitados corrigidos e reenviados
• ☑ Rubricas e naturezas de rendimento validadas
• ☑ Totalizadores do eSocial (S-5001/S-5011) conferidos
• ☑ Eventos da EFD-Reinf (R-2099) fechados e validados
• ☑ DCTFWeb gerada e conferida contra totalizadores
• ☑ Suspensões e compensações documentadas com processos/decisões
• ☑ DARFs pagos vinculados corretamente
• ☑ Relatório de conciliações assinado por responsável
• ☑ XMLs e guias arquivados com backup
• ☑ Trilha de auditoria de alterações documentada

Casos reais de divergências

Caso 1: INSS patronal divergente

Situação: Totalizador S-5001 do eSocial mostra R$ 50.000 de INSS patronal, mas DCTFWeb consolida R$ 48.000.

Causa comum: Eventos S-1200 retificados após o fechamento da competência; rubricas não parametrizadas corretamente (incidência de INSS desativada por erro).

Solução: Retificar eventos S-1200, validar parametrização de rubricas no ERP, reprocessar totalizadores e retificar DCTFWeb manualmente.

Caso 2: Retenções não informadas na Reinf

Situação: Empresa tomou serviços com retenção de INSS (11%), mas não informou na EFD-Reinf. DCTFWeb não consolida o crédito.

Causa comum: Notas fiscais de serviços não escrituradas na Reinf; natureza de rendimento incorreta.

Solução: Escriturar evento R-2010 com dados da nota fiscal (CNPJ prestador, valor bruto, retenção), fechar R-2099 e retificar DCTFWeb.

Caso 3: Suspensões sem documentação

Situação: Empresa informa suspensão de exigibilidade na DCTFWeb, mas não possui processo administrativo ou judicial que ampare a suspensão.

Causa comum: Falta de política de guarda de documentos; suspensões informadas sem lastro.

Solução: Manter cópia de decisões judiciais, despachos de deferimento e certidões de regularidade. Arquivar com vinculação ao período de competência.

Ferramentas e relatórios úteis

• Portal eSocial: Consultas > Totalizadores > Empregador > Contribuição Previdenciária
• EFD-Reinf: Consulta de eventos transmitidos e totalizadores R-2099
• DCTFWeb: Consulta de débitos consolidados e vinculação de DARFs
• Relatório de conciliação: Planilha comparativa entre eSocial, Reinf e DCTFWeb (modelo disponível em consultorias especializadas)

Fontes oficiais

• DCTFWeb: Portal oficial
• Perguntas e Respostas DCTFWeb (09/2025): PDF oficial
• eSocial – Documentação técnica: Portal oficial
• EFD-Reinf – Manual do Usuário: SPED

Perguntas Frequentes

Onde costuma surgir divergência?

Entre totalizadores do eSocial/Reinf e valores consolidados na DCTFWeb por competência. Causas comuns: eventos retificados após fechamento, rubricas incorretas, retenções não informadas.

Posso retificar a DCTFWeb depois de transmitida?

Sim. Se houver retificação no eSocial ou na Reinf após o fechamento, a DCTFWeb deve ser retificada manualmente. A vinculação de DARFs pagos é mantida.

Como documentar suspensões e compensações?

Mantenha cópia de decisões judiciais, despachos administrativos, certidões de regularidade e PER/DCOMP. Arquive com vinculação ao período de competência e mantenha por 5 anos.

Qual a periodicidade recomendada para reconciliações?

Mensal, antes do fechamento da competência. Empresas com alto volume de eventos devem implementar validações semanais.