SPED 2025: 10 Erros Mais Comuns Que Geram Multas (e Como Evitar)

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é uma das principais obrigações acessórias das empresas brasileiras. Erros no envio podem gerar multas de até R$ 500 por mês. Conheça os 10 erros mais comuns e como evitá-los.

1. Atraso na Entrega

Multa: R$ 500/mês ou 0,25% do faturamento
Como evitar: Calendário fiscal automatizado

2. Informações Inconsistentes

Problema: Divergência entre SPED e nota fiscal
Solução: Validação cruzada antes do envio

3. CFOP Incorreto

Erro comum: Usar CFOP de venda em devolução
Solução: Tabela CFOP atualizada 2025

4. CST Errado

Problema: CST incompatível com regime tributário
Solução: Validar CST por produto

5. NCM Desatualizado

Multa: Até R$ 1.000 por item
Solução: Atualizar tabela NCM anualmente

6. Falta de Reconciliação

Problema: SPED x Contabilidade divergentes
Solução: Reconciliação mensal obrigatória

7. Registro Faltando

Erro: Não informar todos os registros obrigatórios
Solução: Checklist de registros

8. Valor de ICMS Incorreto

Problema: Base de cálculo errada
Solução: Validador automático

9. Arquivo Corrompido

Problema: Arquivo não abre no validador
Solução: Backup antes de enviar

10. Retificação Tardia

Problema: Corrigir após prazo
Multa: Mesma da entrega em atraso
Solução: Revisar antes do envio

Checklist Mensal SPED 2025

– [ ] Validar todas as notas fiscais
– [ ] Conferir CFOP e CST
– [ ] Atualizar tabela NCM
– [ ] Reconciliar com contabilidade
– [ ] Rodar validador da Receita
– [ ] Fazer backup do arquivo
– [ ] Enviar com 5 dias de antecedência
– [ ] Guardar recibo de entrega

FAQ

Qual o prazo do SPED Fiscal?

Até o 25º dia do mês seguinte.

Posso retificar o SPED?

Sim, mas pode gerar multa se após o prazo.

Qual a multa por atraso?

R$ 500/mês ou 0,25% do faturamento (o que for maior).

Exemplo Prático: Empresa Autuada por Erro no SPED

Caso Real:

Uma indústria de São Paulo foi autuada em R$ 85.000 por:
– CFOP incorreto em 120 notas fiscais
– CST incompatível com regime tributário
– Falta de reconciliação mensal

Como evitou:
Após consultoria, implementou:
1. Validador automático de CFOP/CST
2. Reconciliação semanal (não mensal)
3. Checklist pré-envio
4. Backup automático

Resultado: Zero multas em 2024/2025

Valores de Multas Atualizados 2025

Passo a Passo: Como Validar Seu SPED

Antes do Envio (7 dias antes):

1. Exportar SPED do ERP
2. Rodar validador da Receita
3. Conferir 100% das notas fiscais
4. Validar CFOP por operação
5. Conferir CST por produto
6. Reconciliar com contabilidade
7. Fazer backup

No Dia do Envio:

1. Validar novamente
2. Enviar com certificado digital
3. Guardar recibo
4. Arquivar por 5 anos

Ferramentas Recomendadas

– Validador PVA (Receita Federal)
– Software de reconciliação
– Planilha de checklist
– Sistema de backup automático

Fontes Oficiais

• Receita Federal – Guia SPED Fiscal
• IN RFB 2.004/2021 – Penalidades
• Ato Declaratório Executivo Cofis 60/2021

Última atualização: 22 de outubro de 2025

Exemplo Prático: Empresa Autuada

Caso Real: Indústria de SP autuada em R$ 85.000 por CFOP incorreto, CST incompatível e falta de reconciliação.

Solução: Implementou validador automático e reconciliação semanal.

Resultado: Zero multas em 2024/2025.

Multas Atualizadas 2025

Checklist de Validação

1. Exportar SPED do ERP
2. Rodar validador PVA
3. Conferir notas fiscais
4. Validar CFOP
5. Conferir CST
6. Reconciliar contabilidade
7. Fazer backup

Fontes

• Receita Federal – SPED
• IN RFB 2.004/2021

Atualizado: 22/10/2025

10 Erros Mais Comuns no SPED Fiscal

1. Atraso na Entrega

Multa: R$ 500/mês ou 0,25% do faturamento

Como evitar: Calendário fiscal automatizado

2. CFOP Incorreto

Erro comum: Usar CFOP de venda em devolução

Solução: Consultar tabela CFOP atualizada

3. CST Errado

Problema: CST incompatível com regime tributário

Solução: Validar CST por NCM

4. NCM Incorreto

Multa: R$ 500 a R$ 1.000 por item

Solução: Consultar NCM oficial

5. Informações Inconsistentes

Problema: Divergência entre SPED e nota fiscal

Solução: Validação cruzada antes do envio

6. Falta de Reconciliação

Risco: Créditos não aproveitados

Solução: Reconciliação mensal obrigatória

7. Backup Inexistente

Risco: Perda de dados em fiscalização

Solução: Backup automático por 5 anos

8. Validação Insuficiente

Problema: Enviar sem validar no PVA

Solução: Baixar PVA atualizado

9. Retificação Tardia

Multa: R$ 500 a R$ 5.000

Solução: Retificar imediatamente após identificar erro

10. Falta de Capacitação

Problema: Equipe sem treinamento

Solução: Treinamento trimestral

Entenda também sobre Reforma Tributária 2025 e prepare-se para as mudanças.

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