Nota Fiscal Eletrônica 2025: Obrigatoriedade, Prazos e Como Emitir

Nota Fiscal Eletrônica (NFe e NFSe) é obrigatória para a maioria das empresas. Veja quem deve emitir, tipos, como emitir, prazos e evite multas de até R$ 5.000 por nota não emitida.

Tipos de Nota Fiscal

Quem Deve Emitir NFe

Obrigados:

• Indústrias (todas)
• Atacadistas
• Importadores
• Varejistas (exceto MEI em alguns casos)
• Distribuidores

Exceções:

• MEI pode emitir nota avulsa
• Alguns estados dispensam micro empresas

Como Emitir NFe

Passo a Passo

1. Obter Certificado Digital (A1 ou A3)
2. Cadastrar na SEFAZ do seu estado
3. Escolher Sistema Emissor (gratuito ou pago)
4. Preencher Dados (produto, cliente, valores)
5. Transmitir para SEFAZ
6. Receber Autorização (chave de acesso)
7. Enviar XML e DANFE ao cliente

Informações Obrigatórias

• Dados do emitente (CNPJ, IE, endereço)
• Dados do destinatário
• Descrição dos produtos/serviços
• Valores e tributos (ICMS, IPI, PIS, COFINS)
• NCM (Nomenclatura Comum Mercosul)
• CFOP (Código Fiscal Operação)

Prazos

Emissão: Antes da saída da mercadoria

Cancelamento: Até 24h após emissão

Carta de Correção: Até 30 dias (erros permitidos)

Multas

NFe vs NFSe

NFe (Produtos):

• Gerenciada pela SEFAZ estadual
• Padrão nacional
• XML único

NFSe (Serviços):

• Gerenciada pela Prefeitura
• Cada cidade tem sistema próprio
• Formatos variados

Perguntas Frequentes

1. MEI precisa emitir nota?

Para pessoa jurídica sim. Para pessoa física, depende do estado.

2. Quanto custa?

Certificado digital: R$ 200-400/ano. Sistema emissor: R$ 0-200/mês.

3. Posso emitir manualmente?

Sim, usando sistema gratuito da SEFAZ, mas é trabalhoso.

4. O que é DANFE?

Documento Auxiliar da NFe (versão impressa para acompanhar mercadoria).

Leia também: ICMS Combustíveis 2025: Novas Regras e Impactos nos Postos

Leia também: SPED 2025: 10 Erros Mais Comuns Que Geram Multas (e Como Evitar)

Artigos Relacionados

Veja: Simples Nacional

Fontes

• Portal NFe

Sistemas Emissores de NFe

Opções Gratuitas

• Emissor SEFAZ: Sistema oficial gratuito de cada estado
• Vantagens: Gratuito, oficial, sempre atualizado
• Desvantagens: Interface básica, sem automação

Opções Pagas

Erros Comuns ao Emitir NFe

1. NCM Incorreto

Problema: Usar código NCM errado do produto

Solução: Consultar tabela NCM atualizada

2. CFOP Errado

Problema: Código fiscal da operação inadequado

Solução: Verificar natureza da operação (venda, devolução, etc.)

3. Tributação Incorreta

Problema: CST/CSOSN errado

Solução: Consultar regime tributário da empresa

4. Dados do Cliente

Problema: CNPJ/CPF ou endereço incorreto

Solução: Validar dados antes de emitir

Contingência de NFe

O que é: Sistema alternativo quando SEFAZ está fora do ar

Modalidades:

• SVC: SEFAZ Virtual de Contingência
• FS-DA: Formulário de Segurança (offline)

Prazo: Transmitir NFe de contingência em até 168 horas após autorização

Diferenças Por Estado

Cada estado tem:

• Sistema emissor próprio
• Prazos específicos
• Regras de contingência
• Obrigações acessórias diferentes

Consulte: Portal da SEFAZ do seu estado

Sistemas Emissores de NFe

Opções Gratuitas

• Emissor SEFAZ: Sistema oficial gratuito de cada estado
• Vantagens: Gratuito, oficial, sempre atualizado
• Desvantagens: Interface básica, sem automação

Opções Pagas

Erros Comuns ao Emitir NFe

1. NCM Incorreto

Problema: Usar código NCM errado do produto

Solução: Consultar tabela NCM atualizada

2. CFOP Errado

Problema: Código fiscal da operação inadequado

Solução: Verificar natureza da operação (venda, devolução, etc.)

3. Tributação Incorreta

Problema: CST/CSOSN errado

Solução: Consultar regime tributário da empresa

4. Dados do Cliente

Problema: CNPJ/CPF ou endereço incorreto

Solução: Validar dados antes de emitir

Contingência de NFe

O que é: Sistema alternativo quando SEFAZ está fora do ar

Modalidades:

• SVC: SEFAZ Virtual de Contingência
• FS-DA: Formulário de Segurança (offline)

Prazo: Transmitir NFe de contingência em até 168 horas após autorização

Diferenças Por Estado

Cada estado tem:

• Sistema emissor próprio
• Prazos específicos
• Regras de contingência
• Obrigações acessórias diferentes

Consulte: Portal da SEFAZ do seu estado

Passo a Passo: Como Emitir NFe

1. Obter Certificado Digital

Tipos:

• A1: Arquivo digital (validade 1 ano)
• A3: Token/cartão (validade 1 a 3 anos)

Custo: R$ 150 a R$ 300

2. Solicitar Credenciamento na SEFAZ

1. Acessar portal da SEFAZ do seu estado
2. Fazer login com certificado digital
3. Solicitar credenciamento para NFe
4. Aguardar aprovação (1 a 3 dias)

3. Escolher Sistema Emissor

Opções gratuitas:

• Emissor NFe SEFAZ (básico)
• Sistemas open source

Opções pagas:

• ERP integrado (R$ 100 a R$ 500/mês)
• Sistemas especializados

4. Emitir a Nota

1. Preencher dados do destinatário
2. Informar produtos/serviços
3. Calcular impostos automaticamente
4. Assinar com certificado digital
5. Transmitir para SEFAZ
6. Receber autorização
7. Enviar XML e DANFE ao cliente

Diferenças: NFe, NFCe, NFSe

Erros Comuns ao Emitir NFe

1. CFOP Errado

Cada operação tem CFOP específico:

• 5.102: Venda dentro do estado
• 6.102: Venda fora do estado
• 5.405: Venda com ST

2. NCM Incorreto

Use a tabela NCM completa. NCM errado pode gerar multa.

3. Não Enviar XML ao Cliente

Cliente precisa do XML para escrituração fiscal.

Contingência: O Que Fazer se SEFAZ Cair

Opções de contingência:

• SVC-AN: Servidor de Contingência Ambiente Nacional
• SVC-RS: Servidor de Contingência do RS
• FS-DA: Formulário de Segurança (offline)

Prazo: Transmitir nota em até 24h após retorno da SEFAZ.